Scelte progettuali su orari di lavoro, assenze e competenze in ePAS.

Premessa: Orario di lavoro

All’interno di ePAS è possibile specificare degli orari di lavoro particolari relativi alla propria sede di appartenenza oppure utilizzare quelli di default previsti dal sistema da attribuire a ciascun dipendente.

In ogni orario di lavoro sono specificati alcuni parametri utili ai fini dei calcoli che il sistema ePAS deve implementare, ovvero:

• Il tempo di lavoro, ovvero il quantitativo orario che il dipendente deve compiere a lavoro secondo quanto previsto dall’orario di lavoro che intende utilizzare (es.: 7 ore e 12 minuti per il tempo di lavoro “normale”)

• Il tempo necessario per la fruizione del buono pasto, ovvero il quantitativo orario MINIMO che un dipendente deve fare per poter raggiungere il buono pasto (es.: 6 ore e 30 minuti per il tempo di lavoro “normale”)

• La durata della pausa pranzo, ovvero la durata minima temporale consentita

  al dipendente per poter consumare la propria pausa pranzo (es.: 30 minuti per il tempo di lavoro “normale”)

• Il giorno festivo, ogni orario di lavoro ha dei giorni in cui il dipendente è esentato dal presentarsi a lavoro (es.: sabato e domenica per il tempo di lavoro “normale”)

 

Pausa pranzo

Come descritto nella premessa, ogni orario di lavoro ha un tempo stabilito per la pausa pranzo.

Tra i parametri impostabili relativi alla sede presenti nel menu configurazione, è possibile specificare l’intervallo temporale nel quale far ricadere le uscite (e conseguenti entrate) per pausa pranzo.

1. Di default il sistema non opera una distinzione temporale e, in questo caso, la prima uscita dopo il primo ingresso a lavoro e successivo reingresso a lavoro, vengono considerati quelli relativi alla pausa pranzo.

   1. Nel caso in cui l’intervallo temporale tra questa uscita e il relativo reingresso sia maggiore del tempo previsto per la pausa pranzo (30 minuti), il sistema si limiterà a non fare calcoli sul tempo di lavoro.

   2. Nel caso in cui l’intervallo temporale sia invece minore del tempo previsto per la pausa pranzo, il sistema toglierà i minuti che mancano al raggiungimento della pausa pranzo completa dall’orario di lavoro maturato al termine della giornata lavorativa.

2. Nel caso invece venga definito un intervallo temporale in cui far ricadere le uscite e i reingressi relativi alla pausa pranzo, il sistema controllerà che le uscite e i reingressi del personale ricadano in quell’intervallo per poterle considerare relative alla pausa pranzo. Se uscite e reingressi non sono all’interno dell’intervallo temporale specificato, vengono trattate come uscite e reingressi normali, senza quindi applicare l’algoritmo di conteggio della pausa pranzo specificato al sottopunto precedente. Altrimenti, si applicano le stesse regole del sottopunto precedente.

 

Il concetto di pausa pranzo si interseca fortemente con il concetto di tempo di lavoro che viene evidenziato successivamente nel capitolo delle timbrature.

 

Timbrature

I dipendenti vedono maturare il proprio tempo a lavoro mediante le timbrature. Esse possono essere salvate all’interno del database di ePAS in due modi:

1. Tramite strisciata del proprio badge nel/nei lettore/i badge installato/i presso il proprio dipartimento/sede.

2. Tramite timbratura effettuata presso un’installazione informatizzata (timbratura via web) nella quale ciascun dipendente può autenticarsi con il proprio username/password e autenticare quindi la propria timbratura (di ingresso o di uscita).

Il tempo di lavoro è costituito dal tempo che intercorre tra una timbratura di ingresso e una timbratura di uscita. Nel caso in cui in una giornata ci siano più timbrature di ingresso e di uscita consecutive il tempo di lavoro viene calcolato sommando i tempi intercorsi tra ciascuna timbratura di ingresso e di uscita corrispondente.

1. Ad esempio una situazione del tipo:

ingresso: ore 9.00 – uscita: ore 11.30 – ingresso: ore 13.00 – uscita ore: 17.30

comporterà un tempo di lavoro pari a 7 ore derivanti dalle 2 ore e 30 minuti che intercorrono tra la prima uscita e il primo ingresso e le 4 ore e 30 minuti che intercorrono tra la seconda uscita e il secondo ingresso.

Come accennato nel paragrafo precedente relativo alla pausa pranzo, in questo caso abbiamo un’uscita e un ingresso che possono essere considerati o meno come pausa pranzo (uscita 11.30 – ingresso 13.00), tutto dipende da come è stato impostato il tempo per pausa pranzo nella configurazione (vedi “Premessa: orario di lavoro”).

2. Nel caso in cui ci troviamo in una situazione così definita:

ingresso ore 9.00 – uscita ore 17.30, il sistema ePAS calcolerà il tempo di lavoro come intervallo temporale intercorso tra ingresso e uscita (8 ore e 30 minuti), dal quale però toglierà in automatico il tempo per la pausa pranzo (30 minuti) dal momento che per contratto i dipendenti hanno diritto a 30 minuti di pausa durante la giornata. Se il dipendente non ha usufruito della pausa pranzo evidenziandola con le corrispondenti timbrature, il sistema la decurta automaticamente. Quindi, in definitiva, il dipendente per quel giorno avrà evidenziato come tempo di lavoro 8 ore e non 8 ore e 30.

3. Nel caso in cui si verifichi una situazione del tipo:

ingresso ore 9.00 – ingresso ore 9.20 – uscita ore 12.00, il sistema ePAS calcolerà il tempo di lavoro come il tempo intercorso tra la seconda timbratura di ingresso verificata e la prima timbratura di uscita e evidenzierà la prima timbratura di ingresso di colore giallo e la escluderà dal calcolo del tempo di lavoro determinando così un tempo di lavoro di 2 ore e 40 minuti.

4. Lo stesso concetto del punto 3 è applicabile anche nel caso in cui ci troviamo con una timbratura di ingresso e due timbrature di uscita:

ingresso ore 9.00 – uscita ore 14.00 – uscita ore 14.30, in questo caso ePAS considera come tempo di lavoro il quantitativo temporale intercorso tra la prima timbrature di ingresso e la prima timbratura di uscita (14.00), colorando di giallo la seconda timbratura di uscita e escludendola dal calcolo, determinando così un tempo di lavoro di 5 ore.

Questi due punti sono percepiti dal sistema come una sorta di “anomalia”; difatti non potendo calcolare il tempo di lavoro tra due timbrature consecutive di ingresso o di uscita, il sistema non tiene conto di una di esse (come spiegato nei punti specifici). A conferma di questo fatto, ePAS prevede la possibilità di inviare ai dipendenti che presentino queste situazioni, delle email di segnalazione con cui viene descritto l'evento e il giorno/i giorni in cui questo evento accade.

Per quanto riguarda le timbrature effettuate nei giorni festivi (o comunque quando non è prevista la presenza a lavoro del dipendente), il sistema ePAS mette a disposizione la possibilità di stabilire se tali timbrature debbano essere accettate oppure no. Nel caso in cui possano essere accettate (dall’amministratore mediante apposito click in corrispondenza del tempo di lavoro del giorno in cui ci sono tali timbrature), il sistema ePAS conteggia come tempo di lavoro l’intero tempo di lavoro derivante dal periodo temporale intercorso tra tali timbrature così come descritto nei punti precedenti. Essendo un giorno festivo, per quel giorno non è previsto un tempo di lavoro, pertanto l’intero tempo di lavoro si tramuta anche in differenza positiva che va, di conseguenza, a aumentare il valore del progressivo e, quindi, del residuo orario relativo al monte ore anno corrente (vedi paragrafo “Residui orari”).

 

Residui orari

Tutti i calcoli relativi ai tempi di lavoro sopra citati, concorrono alla formazione dei residui orari.

Per poter conteggiare correttamente i residui orari, ePAS necessita di conoscere alcune informazioni di base:

• Il tempo di lavoro che ciascun dipendente ha specificato nell’orario di lavoro di cui usufruisce (vedi capitolo “Premessa: orario di lavoro”)

• Il limite temporale entro cui utilizzare i residui relativi all’anno precedente (per tecnici e amministrativi) che è impostabile tra i parametri di configurazione dal menu “Configurazione”.

Sulla base di queste informazioni, ePAS provvede a creare, per ciascun dipendente, il proprio monte ore residue. Tale monte ore si divide in:

• Monte ore anno passato, nel quale sono presenti tutte le ore in più accumulate nel corso dell’anno precedente e che, nel caso di personale tecnico/ammistrativo può avere un limite di utilizzo

• Monte ore anno presente, nel quale vengono conteggiate tutte le ore in più accumulate nell’anno in corso.

Per poter accumulare un residuo è necessario che il dipendente rimanga a lavoro più del tempo previsto dal tempo di lavoro presente nel proprio orario di lavoro. In particolare, nel tabellone delle timbrature di ciascun dipendente sono presenti due colonne di fianco alle colonne relative alle timbrature:

• Differenza, ovvero la differenza in ore e minuti tra l’orario di lavoro previsto per un certo giorno e il tempo di lavoro effettivamente effettuato dal dipendente nello stesso giorno.

• Progressivo, ovvero la somma al giorno richiesto delle differenze dei giorni precedenti all’interno del mese.

Il progressivo all’ultimo giorno del mese valido (l’ultimo giorno del mese se siamo a fine mese, qualsiasi altro giorno se ci troviamo temporalmente in quel giorno), se positivo, va a popolare il monte ore residuo dell’anno corrente. Se invece risultasse negativo, viene imputato al monte ore anno passato (nel caso sia positivo e sia ancora possibile utilizzarlo), altrimenti viene imputato al monte ore anno corrente, riducendolo.

I monti ore appena descritti hanno più scopi ma i più ricorrenti sono relativi all’utilizzo da parte del dipendente dei riposi compensativi (vedi capitolo “Assenze”) e delle ore di straordinario (vedi capitolo “Competenze”).

 

Assenze

 

Le assenze si basano sulla presenza in anagrafica di tutti i codici di assenza che la sede centrale ha reso fruibili per i dipendenti e che il sistema ePAS installa automaticamente al primo avvio dell’applicazione.

Una volta installato ePAS è possibile trovare la lista di tutti i codici di assenza disponibili nel menu Configurazione alla voce “codici di assenza”. Ciascun codice di assenza ha, come caratteristiche principali:

• Il nome

• La descrizione

• Se è a uso interno o se deve essere inviato da ePAS al sistema Attestati in concomitanza con l’invio delle presenze mensili

• Quanto tempo di lavoro giustifica (un codice può giustificare ore o l’intera giornata)

• Per quali livelli quel codice è utilizzabile (tecnici, tecnologi o entrambi)

• Se è un codice da usare anche nei weekend o solo nei giorni lavorativi

Tutta questa premessa sottintende l’utilizzo corretto di ciascun codice, infatti nella schermata di inserimento assenza che si apre cliccando in concomitanza con il giorno specificato per l’assenza richiesta nel tabellone delle Timbrature (dal menu “Amministrazione”) del dipendente a cui si vuole inserire l’assenza, comparirà uno spazio in cui inserire il codice di assenza (di fianco a questo spazio si trovano la lista dei codici di assenza più usati e la lista con tutti i codici di assenza con le descrizioni a fianco). Una volta inserito il codice e una volta specificato il periodo per il quale si vuole inserire quel codice, il sistema provvederà a inserire il codice per la persona e, sulla base delle caratteristiche sopra elencate relative al codice di assenza che si intende inserire, a fare tutti i calcoli relativi a tempo di lavoro giustificato, differenze con l’orario di lavoro e progressivo maturato.

Per alcuni codici di assenza occorre che vengano aggiunte informazioni relative al dipendente. E’ il caso, ad esempio, dei codici per congedo familiare causa malattia figli. A tal proposito, per poterne usufruire, un dipendente deve avere associati in anagrafica dei figli (vedi: Documentazione amministrativa alla sezione “Gestione e inserimento personale”).

Per poter utilizzare altri codici di assenza, invece, occorre che il dipendente abbia una situazione “residuale” sufficiente all’utilizzo di quei codici. E’ il caso, ad esempio, dei codici per riposo compensativo o per ferie e permessi legge.

Per quanto riguarda i riposi compensativi, ad esempio, per poterne usufruire, un dipendente deve avere un residuo orario sufficiente a potersi permettere tale codice di assenza. Il riposo compensativo, infatti, determina la giustificazione dell’intera giornata, ma a condizione che il dipendente abbia a disposizione un residuo orario ALMENO uguale al tempo di lavoro previsto dal proprio orario di lavoro.

Nel caso in cui il riposo compensativo possa essere assegnato al dipendente che ne fa richiesta, ePAS controlla che il quantitativo orario da togliere dal suo residuo orario sia imputabile sul monte ore anno passato. Nel caso in cui il monte ore anno passato sia utilizzabile e sia numericamente sufficiente a giustificare l’intero riposo compensativo, il quantitativo orario viene tolto da quel monte ore, altrimenti, nel caso in cui il monte ore anno passato non sia capace di contenere l’interezza del riposo compensativo, viene detratta dal monte ore anno passato la quantità detraibile e il resto viene detratto dal monte ore anno corrente. Nel caso in cui, invece, il monte ore anno passato non sia utilizzabile, o non abbia alcuna ora disponibile, il riposo compensativo viene imputato interamente sul monte ore anno corrente.

Nel caso invece dei codici di assenza per ferie, il controllo da fare si basa sulla maturazione delle ferie del dipendente. In particolare, un dipendente può utilizzare le ferie dell’anno passato, dell’anno corrente e gli ex permessi legge. Il sistema ePAS consente l’inserimento di ciascuno di questi tre codici controllando se:

• Nel caso degli ex permessi legge, non abbiano superato il numero di 4 all’interno dell’intero anno solare per tutti i contratti che abbiano una stesura “orizzontale” (orario di lavoro normale, maternità ecc…) o di 3 per tutti i contratti che abbiano una stesura “verticale” (part time verticale 80%)

• Nel caso dei giorni di ferie dell’anno passato, non sia sopraggiunto il limite temporale di utilizzo (configurabile dal menu “configurazione”  “Parametri”) e non siano stati esauriti

• Nel caso dei giorni di ferie dell’anno corrente, non siano stati esauriti

Tutto questo è l’algoritmo di riferimento per tutti i dipendenti presenti nella propria sede di lavoro da più di tre anni.

Nel caso invece in cui un dipendente lavori nella propria sede da meno di tre anni, il sistema ePAS, oltre ai controlli precedentemente evidenziati, controlla anche se il dipendente in questione, al giorno in cui intende utilizzare il codice di assenza per ex permesso legge, o ferie anno corrente, abbia maturato tale giorno di permesso (naturalmente il discorso non è valido per le ferie anno passato in quanto già sicuramente maturate).

La progressione della maturazione dei giorni di ferie e permessi per i contratti a stesura orizzontale e verticale è basata sulle tabelle fornite dalla sede centrale.

Le tabelle sono qui di seguito riportate:

Competenze

Come accennato nel paragrafo relativo ai residui orari, anche le competenze influiscono sul calcolo di questi ultimi, in particolare gli straordinari.

Il sistema ePAS, attualmente, prevede la possibilità di assegnare gli straordinari a consuntivo a fine mese per i dipendenti che ne hanno diritto.

L’assegnamento dello straordinario si basa sui residui orari già descritti nel paragrafo “Residui orari”, in particolare lo straordinario va a impattare sul residuo del monte ore anno corrente e, ancora più nello specifico, nelle differenze positive effettuate nell’arco del mese.
Ad esempio, se nel mese un dipendente ha un progressivo finale di 12 ore, delle quali 14 ore sono differenze positive e 2 ore sono differenze negative (per il significato di differenza vedere il paragrafo “Residui orari”), se quelle 2 ore di differenza negativa possono essere imputate sul monte ore anno passato (se disponibile e sufficientemente capiente) o sul monte ore anno presente (se sufficientemente capiente), allora il dipendente potrà fare richiesta fino a 14 ore di straordinario per quel mese.