ePAS

Electronic Personnel Attendance System

un sistema di rilevamento e gestione delle presenze

Roma, 15-16 febbraio 2018

Cristian Lucchesi, Alessandro Martelli, Maurizio Martinelli, Daniele Murgia, Dario Tagliaferri <nome.cognome@iit.cnr.it>

Come nasce ePAS

nel 2012 reingegnerizzazione di un nuovo sistema di gestione delle presenze per lo IIT (sostituendo il vecchio in funzione dal 2002)
volontà di trovare una soluzione utile a problemi comuni con altri istituti (2015)
collaborazione USGTEP + SPR Reti e Sistemi informativi (2017) + IIT

Caratteristiche principali

applicazione Web Based
- nessuna installazione richiesta
anagrafica del personale dipendente
- dati anagrafici, contrattuali, contatti, tipo orario
gestione timbrature del personale
- rilevate tramite badge e/o interfaccia web

Caratteristiche principali

ferie, permessi, recuperi, altri codici di assenza
- controlli su limiti per codice e/o tipologia assenza
tempo di lavoro in funzione della tipologia di orario
- timbrature ingresso/uscita/pausa pranzo
- assenze giornaliere/orarie e controllo buoni pasto
“Competenze” del personale
- straordinari, giorni di reperibilità, giornate in turno

Vantaggi soluzione ePAS

standardizzazione procedure interne e flussi di lavoro
alto livello di flessibilità e configurabilità per sede
verifica in tempo reale dati presenze/assenze

Ruoli e dati per uffici e sedi

Isolamento viste/gestione applicazione per ufficio/sede
- ruoli sono definiti per utente e sede/i

ePAS facts

integrato già con le timbrature della SAC
già utilizzato da alcuni uffici della SAC
sistema di gestione e rilevazione delle presenze in continua diffusione
- 118 sedi di 43 istituti diversi al momento utilizzano ePAS in produzione

(dati a dicembre 2017)

Problematiche risolte in ePAS

nessun costo di licenze per l’ente
aggiornamenti periodici (almeno una volta al mese)
integrato con altri servizi
- log centralizzati, Identity Provider Shibboleth, HelpDesk OIL, trasmissione automatica ad Attestati

Accesso al sistema

https://epas.amministrazione.cnr.it (produzione)
accesso tramite credenziali cnr

Login attraverso le credenziali CNR (raccomandato)

In ePAS esistono due distinti meccanismi di autenticazione per poter effettuare il login all’applicazione. Il Login attraverso l’idendity provider del CNR è quello raccomandato ed è accessibile attraverso l’icona Schibboleth Login. Le credenziali da inserire sono quelle utilizzate per molte altre applicazioni CNR come ad esempio Siper. Nel caso di problemi di autenticazione con le credenziali CNR effettuare una segnalazione direttamente alla propria segreteria amministrativa.

Il logout da login eseguito attraverso le credenziali CNR

Per effettuare il Logout invece è doveroso sapere che a causa del protocollo centralizzato di autenticazione, oltre a cliccare sul comando di Logout è necessario chiudere il browser, come suggerito puntualmente dal messaggio di notifica.

Tabellone timbrature

timbrature, assenze
- causali
- storico del giorno
tempo al lavoro, differenza, progressivo (now!)
- tipo orario
- parametri di configurazione

Visualizzazione delle timbrature acquisite nel mese

La pagina principale di ePAS è il tabellone timbrature. Tramite questa pagina il dipendente può visualizzare l’elenco delle timbrature acquisite nel mese. Ogni timbratura può essere caratterizzata da una causale ispezionabile portando il mouse sopra di essa. Le causali accettate sono mappate sui lettori badge e dovrebbero essere inserite direttamente dai dipendenti in fase di timbratura specificando sul tastierino il codice appropriato. L’elenco delle causali esistenti è descritta nel seguito.

Visualizzazione del tipo orario giornaliero

Nella colonna tipo orario sono riportate alcune informazioni di base del tipo orario del dipendente per ogni giorno. fra queste informazioni troviamo:

1. il tempo a lavoro da effettuare nel giorno
2. il tempo a lavoro da effettuare per maturare il diritto al buono pasto
3. la durata minima obbligatoria della pausa pranzo

Visualizzazione del tempo a lavoro, differenza e progressivo

Nella colonna tempo lavoro viene riportato per ciascun giorno il tempo lavorato dal dipendente calcolato da ePAS. Esso dipende in primo luogo dalle timbrature presenti nel giorno, ma anche dalle assenze presenti che contribuiscono a giustificare in tutto o in parte l’orario giornaliero previsto. La colonna differenza è da intendersi come il tempo lavorato in eccesso o in difetto rispetto a quello previsto dal tipo orario nel giorno: nel caso di tempo lavorato in difetto il valore verrà colorato di rosso ad indicare un deficit da recuperare. la colonna progressivo è la somma progressiva di tutte le differenze nel mese.

Tabellone timbrature

conteggio del residuo
- monte ore anno corrente e passato
buoni pasto
- maturazione giorno corrente
- forzatura
- riepilogo

I monti ore anno passato ed anno corrente riepilogati mensilmente

I monti ore anno passato ed anno corrente vengono riepilogati mensilmente e ciascun riepilogo eredita la situazione residuale derivante dal mese precedente.

Visualizzazione buono pasto maturato e live

Nella colonna buono pasto viene visualizzato per ogni giorno lo stato di ottenimento o maturazione del buono pasto. Nel caso del giorno attuale la decisione viene calcolata ad ogni caricamento della pagina ipotizzando l’uscita in quel momento, quando l’icona smetterà di lampeggiare significherà che è stato maturato il diritto al buono pasto, anche se l’attribuzione vera e propria si concretizzerà al momento dell’effettiva uscita.

Riepilogo buoni pasto residui

Dalla pagina principale è consultabile anche il riepilogo della situazione residuale buoni pasto. Le politiche che regolano l’attribuzione dei buoni pasto sono spiegate nella sezione successiva.

Esempio tabellone

Dettaglio Tipo Orario

Gestione assenze

interfaccia inserimento assenze e preview
suddivione dei codici in gruppi principali
inserimento di un codice giornaliero
inserimento di un codice orario
- codice interni per gestione a minuti
gestione del codice ferie calcolato da ePAS

Inserimento assenze

Selezionare il giorno per il quale si vuole inserire l’assenza, o il giorno iniziale di un inserimento consecutivo di più assenze.

Selezionare la scheda fra quelle preposte.

Le schede potrebbero subire delle piccole variazioni per migliorare l’usabilità del sistema. In questo momento le schede presenti sono:

1. Missione
2. Ferie, permessi e riposi
3. Malattia e visite mediche
4. Congedi parentali
5. L.104
6. Altri codici

Nella scheda altri codici abbiamo una serie di tipologie ben definite che contengono codici non ancora categorizzati e dal comportamento generico.

Codici giornalieri e ad ore

Selezionare il tempo giustificato di utilizzo dell’assenza (se presenti più alternative). Ad esempio per quando riguarda i congedi parentali è possibile scegliere fra tutto il giorno o specificare ore e minuti.

Selezionare la data finale se si desidera effettuare la stessa richiesta di inserimento consecutivamente su più giorni.

Effettuando la richiesta viene proposto un riepilogo degli inserimenti che verrebbero eseguiti dando conferma. Vengono visualizzati i giorni con inserimenti andati a buon fine ed i giorni con problemi, ad esempio se con la richiesta si sfora il limite imposto per quella particolare assenza.

In caso di errori è possibile forzare la richiesta e bypassare quindi i controlli ePAS. La scelta è totalmente deprecata pertanto in caso di necessità effettuare una segnalazione e seguire le procedure consigliate.

Ferie e permessi: codice selezionato da ePAS

La notevole varietà dei codici di assenza, con modalità di utilizzo molto diverse le une dalle altre, ha spinto verso lo sviluppo di un meccanismo di inserimento facilitato che riducesse la percezione di questa complessità. Quando possibile ePAS si fa carico della scelta del codice corretto o suggerisce il codice da inserire sulla base dei dati forniti fino a quel momento dall’utente, vedremo diversi esempi.

Per semplicità consigliamo di seguire sempre i consigli automatici di ePAS, tranne nei casi espressamente citati in questa guida che sono

1. il codice 37 per l’utilizzo delle ferie dopo la loro scadenza
2. il congedo parentale utilizzato dall’altro coniuge

Nel caso in cui ePAS suggerisca un codice ritenuto sbagliato effettuare una segnalazione

Nel caso di ferie e permessi ePAS seleziona con priorità a seconda della loro disponibilità i codici 31, 32 e 94. utilizzare il codice 37 manualmente nei casi di proroga nell’utilizzo delle ferie anno passato scadute.

Esempio inserimento assenze

Tabellone riepilogo assenze

riepilogo delle assenze con limite e completamenti
disponibile per tutti i codici "con accumulo"
esempio di riepilogo 661

Esempio riepilogo assenze

Riepilogo Ferie e Permessi per dipendente

riepilogo ferie, permessi
date utilizzo, calcolo giorni totali
calcolo giorni maturati

Esempio Riepilogo ferie

Tempo a lavoro e pausa pranzo

coppie valide di timbrature
tempo lavorato
la causale di servizio
la causale pausa breve
individuazione pausa pranzo
politiche di attribuzione buono pasto
(domande dal pubblico?)

Le coppie valide di timbrature

Le coppie valide di timbrature formano il tempo a lavoro o in servizio del dipendente. Sono composte da una timbratura di ingresso e una susseguente timbratura di uscita. Quando una coppia è ben formata viene contrassegnata di azzurro.

Timbrature disaccoppiate

Quando la sequenza di ingressi e uscite non è quella prevista si formano le timbrature disaccoppiate. Le timbrature disaccoppiate sono contrassegnate di giallo ed evocano una situazione critica. La timbratura disaccoppiata viene esclusa dal calcolo comportando quindi un tempo lavorato inferiore a quello atteso.

Tempo lavorato

Il tempo lavorato nel giorno è composto dalla somma dei tempi compresi in ciascuna coppia valida.

Fascia apertura/chiusura istituto

Al tempo derivante dalle coppie valide viene sottratto l’eventuale tempo lavorato al di fuori della fascia di apertura/chiusura istituto (se definita)

Assenze che contribuiscono al tempo a lavoro

Esistono infine le assenze con giustificazione oraria che contribuiscono anch’esse alla formazione del tempo lavorato, ad esempio le missioni orarie.

La causale di servizio

Le timbrature durante il servizio (cioè all’interno di una coppia valida) vengono ignorate ai fini del calcolo del tempo a lavoro. La sequenzialità degli ingressi e uscite di servizio non è obbligatoria purché all’interno della coppia valida vi siano esclusivamente timbrature con causale di servizio.

Permessi brevi 36 ore annue

Nel caso in cui la sede disponga di effettuare il controllo delle 36 ore annue di permesso breve tramite ePAS, il dipendente può specificare l’inizio e la fine di tali pause digitando nel lettore l’apposita causale di pausa breve. Per completezza non è obbligatorio specificare la causale sia per la timbratura di uscita che per la relativa timbratura di ingresso, ma solo per una delle due.

Riepilogo situazione permessi brevi

Portando il mouse sul codice PB è possibile accedere alla pagina di riepilogo contenente la situazione dei permessi brevi utilizzati durante l’anno.

Fascia pranzo

Le pause fra coppie di timbrature valide vengono considerate come potenziali pause pranzo quando appartengono, anche solo in parte, alla fascia pranzo specificata dalla sede, visibile tra le informazioni relative al tipo orario.

Individuazione automatica della pausa pranzo

ePAS cerca automaticamente la pausa pranzo. Considerate tutte le pause prive di causali nel giorno, viene selezionata la prima di esse appartenente alla fascia pranzo. Questa euristica evita al dipendente di dover specificare ogni giorno l’uscita per pranzo, ma non sempre funziona. Se ad esempio si effettua una prima brevissima pausa e poco dopo la vera pausa pranzo, ePAS considererà erroneamente come pausa pranzo la prima delle due.

La causale pausa pranzo

In questo caso il dipendente può specificare esplicitamente la seconda uscita per pranzo apponendo alla timbratura la causale pausa pranzo. L’utilizzo ripetuto della causale inoltre permette di cumulare fra loro più pause pranzo effettuate nello stesso giorno.

Maturazione del buono pasto

Il buono pasto viene maturato se nel giorno sono soddisfatte due condizioni:

1. Il tempo lavorato raggiunge o supera il tempo di lavoro minimo per l’attribuzione del buono pasto
2. E' stata effettuata la mezz’ora di pausa pranzo minima obbligatoria.

Entrambe queste soglie da rispettare sono visualizzabili nelle informazioni relative al tipo orario del giorno. Per la SAC è anche impostata la condizione di tornare al lavoro almeno X minuti (configurabili) dopo la pausa pranzo.

Caso particolare pausa pranzo assente o troppo breve

Nel caso in cui nel giorno la pausa pranzo sia assente o comunque troppo breve rispetto a quella minima prevista, ePAS effettua un secondo tentativo di attribuzione del buono pasto: sottrae dal tempo lavorato la parte di pausa mancante per raggiungere quella minima prevista e, se il tempo lavorato così decurtato sarà sufficiente, attribuirà il buono pasto.

Gestione della flessibilità

differenze orarie positive e negative nel giorno
imputazione riposi compensativi
imputazione ore di straordinario

Elaborazione flessibilità positiva

Le differenze positive vengono sommate al monte ore anno corrente. Esse rappresentano anche la base per il calcolo del tempo disponibile per straordinari. Il tempo disponibile per straordinari è un tempo suggerito puramente indicativo.

Elaborazione flessibilità negativa

Le differenze negative vengono invece sottratte al monte ore anno passato e, quando esaurito al monte ore anno corrente.

Elaborazione riposi compensativi

Nel caso in cui il dipendente usufruisca di una giornata di riposo compensativo, le ore giustificate da tale riposo vengono sottratte al monte ore anno passato e, quando esaurito, al monte ore anno corrente. Queste scelte permettono al dipendente di sfruttare il più possibile il monte ore dell’anno passato.

Elaborazione straordinari assegnati

Quando l’ufficio del personale assegna degli straordinari nel mese, questi vengono automaticamente sottratti al monte ore anno anno corrente oltre che dal tempo residuo per straordinari.

Altre funzionalità

gestione delle ore di formazione
timbratura web
autocertificazione lavoro fuori sede
stampa del cartellino
invia segnalazione
esportazione di alcuni dati via csv/excel

Inserimento e modifica delle ore di formazione

Dalla pagina ore di formazione il dipendente può inserire autonomamente le ore di formazione effettuate nel mese. Per inserire un nuovo elemento seguire le istruzioni fornite, in particolare sono richiesti i giorni di inizio e fine della formazione ed il numero di ore sostenute. Nel caso di dubbi effettuare una segnalazione. Le ore di formazione inserite in modo errato possono essere eliminate oppure modificate nella quantità di ore.

Fino a quando si possono modificare le ore di formazione

Le ore di formazione possono essere modificate dai dipendenti fino al loro invio agli attestati di presenza.

Timbratura web

Nel caso in cui la sede predisponga un terminale per effettuare le timbrature via web, autenticarsi utilizzando le credenziali locali (vedi Accesso al Sistema). Una volta effettuato il login appare una schermata che visualizza l’orologio e il riepilogo della situazione giornaliera. Per inserire una timbratura selezionare il verso ed eventualmente fornire una causale fra quelle proposte. Una volta che la timbratura è stata correttamente acquisita, effettuare il Logout dal sistema.

Autocertificazione lavoro fuori sede

Il dipendente quando abilitato può autocertificare il lavoro effettuato fuori sede. L’abilitazione fa comparire due collegamenti nella pagina del tabellone timbrature, uno per inserire la timbratura di inizio o fine lavoro fuori sede ed uno per inserire l’assenza 105BP da utilizzare nel caso di intera giornata lavorata fuori sede.

Inserimento e modifica timbratura lavoro fuori sede

Per inserire una timbratura selezionare il verso, ingresso o uscita, e digitare l’orario in uno dei formati accettati HHMM o HH:MM. Il dipendente può modificare o cancellare le timbrature autocertificate per correggere errori, tenendo conto che ogni modifica viene registrata e notificata ai responsabili delle presenze della sede cui il dipendente appartiene. Per accedere alla pagina di modifica di una timbratura è sufficiente cliccare su di essa.

Inserimento codice giornata lavorativa fuori sede 105BP

Per quanto riguarda l’inserimento del codice 105BP è sufficiente selezionare il giorno corretto e dalla scheda codici per dipendenti selezionare il 105BP e cliccare su inserisci.

Stampa del cartellino presenze

Dalla pagina stampa cartellino il dipendente può esportare il proprio cartellino di presenza mensile in formato pdf.

Inviare una segnalazione

Nei casi di malfunzionamenti riscontrati o dubbi amministrativi è possibile inviare una segnalazione utilizzando la funzionalità visibile in fondo ad ogni pagina. Per ogni segnalazione viene creato uno screenshot dell’applicazione dal quale è possibile oscurare dati sensibili ed evidenziare i fatti salienti della segnalazione. Completare la segnalazione inserendo una descrizione del problema e specificando se si tratta di un dubbio tecnico o amministrativo. Non utilizzare il meccanismo delle segnalazioni nel caso di problemi di login o di accesso al sistema, ma contattare direttamente il proprio responsabile delle presenze.

Le segnalazioni effettuate dai dipendenti vengono inoltrate ai propri responsabili tecnici o amministativi a seconda della tipologia. Le segnalazioni effettuate direttamente dai responsabili vengono invece inoltrate al supporto di help desk gestito in collaborazione dalla sede centrale e dallo IIT.

Ruoli e gestione ruoli

ruolo amministratore del personale
ruolo amministratore tecnico
possibilità di dare ruolo amministratore del personale ad altri
ruolo amministratore in sola lettura

Configurazione della sede

parametri generali e annuali
- alcuni parametri per sede e/o persona (esempio invio email)
- cambiare indirizzo email segreteria
- di solito lasciare i default per gli altri
parametri periodici (da personalizzare)

Configurazione sede

In ePAS ogni sede, che sia principale o UOS, ha la propria configurazione completamente indipendente. Come primo passo all’utilizzo di ePAS l’amministratore del personale deve configurare ogni sede amministrata valorizzando in modo appropriato ciascun campo di configurazione. Per gran parte dei parametri tuttavia sarà sufficiente mantenere il valore di default.

I parametri di configurazione sono suddivisi in base alla loro validità. I parametri generali hanno un unico valore valido per sempre e la loro modifica non produce alcun effetto collaterale. I parametri annuali e periodici hanno validità nell’arco temporale per cui sono definiti e possono pertanto assumere valori diversi nel tempo. La modifica di un parametro annuale o periodico per un periodo passato generalmente causa effetti collaterali e dovrebbe pertanto essere evitata.

Finestra pausa pranzo

La finestra pausa pranzo è un parametro di tipo periodico e per modificarlo è necessario fornire le date di validità ed il nuovo valore specificando l’orario di inizio e fine della fascia. Se non si desidera limitare la fascia per pranzo è sufficiente impostare come valore 00:00-23:59, ossia tutto il giorno. L’utilizzo della finestra pausa pranzo è descritto nelle sezioni precedenti.

Effetti causati dalle modifiche dei parametri

Alla richiesta di modifica di un parametro il sistema visualizza un riepilogo delle modifiche presentando:

1. il nuovo valore del parametro
2. i ricalcoli che tale modifica provoca sul sistema

Per dare un maggior controllo all’amministrativo chiede sempre un comando di conferma.

Invio email di avviso ai dipendenti

Il parametro invio email di avviso ai dipendenti abilita per la sede il meccanismo di notifica ai dipendenti dei giorni problematici che li riguardano. Sarà possibile configurare eccezioni all’invio degli avvisi tramite la configurazione del dipendente. La politica di invio degli avvisi è consultabile nella descrizione di questo parametro.

Email della segreteria

Per fornire un indirizzo a cui far rispondere i dipendenti quando ricevono le mail di segnalazione problemi

Gestione persone

dipendenti (con contratti) già importati
visualizzazione lista persone
dati da inserire, automatici in futuro
- nuovo contratto
- prolungamento del contratto a tempo determinato
- inserimento figli
trasferimento dipendente (chiedere a noi)

Lista persone

Nella pagina lista persone sono consultabili i dipendenti della sede attivi, cioè con associato un contratto attivo. Nella scheda dipendenti inattivi troviamo:

1. i dipendenti senza alcun contratto inserito
2. i dipendenti il cui contratto è scaduto
3. i dipendenti il cui contratto non è ancora iniziato (fare attenzione a questa casistica)

Fra le informazioni per i dipendenti attivi abbiamo:

1. date del contratto attuale
2. tipologia del tempo a lavoro attuale
3. il piano ferie attuale
4. invio email avviso abilitato

Inserimento nuovo dipendente

L’inserimento di un nuovo dipendente è una funzionalità sostituita dall’importazione automatica. In attesa di automatizzare completamente il flusso può verificarsi la necessità di inserire un nuovo dipendente in ePAS. Per accedere alla pagina di inserimento cliccare sul tasto crea nuova persona e valorizzare tutti i campi richiesti. Fra le informazioni da inserire ci sono quelle contrattuali. Un contratto è contraddistinto da 3 date:

1. la data inizio
2. la data fine da valorizzare nel caso di contratti a tempo determinato
3. la data terminazione da utilizzare nel caso di dimissioni o pensionamento.

Per ogni dipendente è possibile consultare i dati inseriti e la sua configurazione attuale. Per accedere alla pagina di riepilogo cliccare sul nome. Fra le informazioni anagrafiche ha una certa importanza il campo email per login shibboleth.

Nuovo contratto

Il compito di creazione del primo contratto è stato anch’esso sostituito dall’importazione automatica. Per inserire un ulteriore contratto dalla scheda dati contrattuali cliccare su nuovo contratto e specificare le date a seconda delle necessità tenendo però in considerazione che i contratti non possono sovrapporsi e che con l’avvio di un nuovo contratto si azzerano monte ore e giorni di ferie. In questo senso prima di inserire un nuovo contratto è bene porsi la domanda se si tratta effettivamente di un nuovo contratto o di una proroga di quello già esistente, in tal caso è sufficiente spostare in avanti la sua data fine.

Modifica contratto

È possibile modificare la date del contratto accedendo alla pagina gestisci contratto.

Inserimento figli

ePAS richiede l’inserimento dei figli del dipendente per abilitare la possibilità di usufruire dei congedi parentali e malattie figli. Anche queste informazioni verranno, non appena terminato lo sviluppo, caricate automaticamente dall' anagrafica centrale.

In attesa di tale integrazione, il parametro rilevante da valorizzare è la data di nascita che determina la qualifica di primo, secondo, terzo figlio etc.

Trasferimento dipendente

Nel caso in cui il dipendente sia già un dipendente CNR e provenga da un altro istituto già presente in ePAS, l’inserimento appena descritto non funzionerà a causa della matricola che, per definizione, deve essere unica. Occorrerà effettuare il trasferimento della persona. Per il momento, per farlo dovrete comunicare a noi la persona da “trasferire”.

Orari, inizializzazioni, piano ferie

inizializzazione monte ore
inizializzazione buoni pasto
importazione assenze precedenti
cambio piano ferie
modifica orario di lavoro dipendente

Configurare un orario di lavoro

lista orari
nuovo part-time orizzontale
nuovo part-time verticale

Inizializzazione del monte ore

l’inizializzazione del monte ore è l’operazione più importante da effettuare prima di iniziare ad utilizzare ePAS.

Esistono dei vincoli nella scelta della data di inizializzazione per il dipendente, per ragioni di comodo ad esempio non può essere troppo precedente all’inserimento del dipendente in ePAS. Scegliere una data rispettando i vincoli richiesti ed in caso di necessità effettuare una segnalazione. Impostare come data di inizializzazione il giorno precedente l’attivazione del servizio per il dipendente (se per esempio si vuole attivare il servizio all’inizio di un mese, scegliere come data di inizializzazione l’ultimo giorno del mese precedente e inserire come valori di inizializzazione quelli di fine mese).

Il salvataggio delle inizializzazioni attiva il ricalcolo dalla data successiva fino ad oggi. E' uno dei motivi per cui è impedita la possibilità di impostare date troppo indietro nel tempo. Prima del salvataggio viene richiesto il comando di conferma.

L’inizializzazione di un dipendente può essere ripetuta più volte anche con date differenti.

Inizializzazione Buoni Pasto

Una volta definita l’inizializzazione del monte ore è possibile definire l’inizializzazione dei buoni pasto. La data di inizializzazione buoni pasto è completamente indipendente da quella del monte ore e può essere scelta arbitrariamente.

Importazione Assenze precedenti

Prima di passare all’import delle assenze da Attestati, è consigliabile avere correttamente definito il monte ore ed aver inserito tutti gli eventuali figli del dipendente per il quale si vuole effettuare l’importazione, in modo da permettere al sistema di effettuare dei controlli coerenti con la situazione aggiornata.

Tramite questa funzionalità sarà possibile importare la situazione pregressa delle assenze in ePas da Attestati (aggiornata all’ultimo stralcio). Questo permetterà al sistema di effettuare tutti i controlli necessari per l’inserimento delle assenze caratterizzare da limitazioni (es. Ferie, Congedi, Malattie, Lg.104, 661….). Per importare le assenze precedenti da 'Attestati' cliccare sul tasto "Importa".

Straordinari

abilitazione dipendente
assegnamento competenza
monte ore per sede
limite di utilizzo per persona

Abilitazione dipendente

L’abilitazione e l’eventuale disabilitazione di una competenza ad una persona viene effettuata in un determinato mese. Questo fa si che nell’intervallo di validità, la competenza sia assegnabile.

Assegnamento competenza

Per assegnare lo straordinario selezionare il codice desiderato e cliccare sul nome del dipendente abilitato. Come info aggiuntive ePAS riporta tre valori:

1. il tempo per straordinari nel mese selezionato
2. il progressivo a fine mese
3. il residuo ore annuale.

Monte ore per Sede

Nel caso degli straordinari è possibile riportare in ePAS anche il monte ore per straordinari relativo alla sede selezionata. Il monte ore in ePAS non è vincolante (può essere superato) ma è un ulteriore strumento di controllo per l’amministratore.

Limite di utilizzo per persona

Il limite di utilizzo per quanto riguarda gli straordinari è basato sulle direttive cnr, che stabiliscono in 200 ore annue il limite massimo per persona. L’assegnamento delle ore come straordinario ha impatto sul monte ore anno corrente, infatti riduce le ore in più effettuate dal dipendente nel mese.

Reperibilità

abilitazione servizio per reperibilità
abilitazione dipendente
assegnamento competenza
limite di utilizzo

Abilitazione servizio per reperibilità

Per poter gestire il servizio di reperibilità sulle attività interne di ciascuna Sede è necessario creare il/i servizio/i di reperibilità per la propria Sede. Ogni servizio di reperibilità creato, permette l’attribuzione di un numero di giorni equivalenti ai giorni di ciascun mese (in totale) ai dipedenti abilitati alla reperibilità feriale e/o festiva.

Abilitazione dipendente

L’abilitazione delle competenze per le reperibilità è subordinata alla preventiva abilitazione dei servizi di reperibilità appena citati.

Assegnamento competenza

L’assegnamento di questo tipo di competenze è possibile sul sistema solo se i requisiti precedentemente descritti vengono soddisfatti interamente.

Limite di utilizzo

L’attribuzione delle reperibilità non può superare i 12 giorni di reperibilità feriale e 4 giorni di reperibilità festiva. Se le reperibilità festive non vengono attribuite (per un determinato mese), quei giorni possono essere attribuiti alla reperibilità feriale.

Turni

abilitazione servizio per turno
abilitazione dipendente
assegnamento competenza
limite di utilizzo

Abilitazione servizio per turno

Per poter gestire il servizio di reperibilità sulle attività interne di ciascuna Sede è necessario creare il/i servizio/i di reperibilità per la propria Sede. Una volta abilitato il servizio di turno, sarà necessario associarvi le attività che fanno parte di quel servizio, configurandole correttamente in termini di tolleranza su timbrature e durata del turno, eventuali pause presenti nel turno e turnazione oraria associata (orari di turno mattina e pomeriggio ecc…).

Abilitazione dipendente

L’abilitazione della competenza di turno (feriale o festivo) alla persona determina la possibilità di associare poi la stessa persona all’attività di turno precedentemente creata

Assegnamento competenza

Al momento l’assegnamento della competenza di turno (T1, T2) è fattibile a mano dalla stessa form di assegnamento di competenza descritta nei casi precedenti. A regime, sarà possibile utilizzare la componente calendario per l’assegnamento dei turni specifici alle persone.

Limite di utilizzo

L’attribuzione delle ore di turno in un mese non può superare le 150 ore di turno feriale e le 15 di turno festivo.

Altre competenze

competenze "a grana mensile"
- inserimento automatico
esempi:
- indennità sede disagiata (042)
- indennità rischio radiazioni

Viste riepilogo e controllo

presenza giornaliera
riepilogo mensile
riepilogo problemi sui giorni
- giorni senza assenze e timbrature
- giorni con timbrature disaccoppiate
- giorni con meno della metà dell’orario di lavoro
- assenze con problemi

Presenza giornaliera

La presenza giornaliera riassume la presenza a lavoro di ciascun dipendente per il giorno selezionato.

Riepilogo mensile

Nel riepilogo mensile vengono riportate alcune informazioni di sintesi riguardanti il mese di ciascun dipendente.

Riepilogo problemi sui giorni

Il controllo delle presenze viene supportato da alcune particolari viste di riepilogo o segnalazione. Nella pagina 'riepilogo problemi sui giorni' vengono segnalati i giorni da controllare per ciascun dipendente:

casi di giorni senza ne assenze e timbrature
casi di giorni con timbrature disaccoppiate
giorni con tempo lavorato inferiore alla metà di quello previsto
ore lavorate nei giorni festivi da abilitare o disabilitare

Riepilogo assenze con problemi

Tramite questa vista è possibile individuare le eventuali assenze con problemi dei dipendenti.

Casi d’uso su assenze

Permessi 661
- esempio di inserimento di assenza con minuti: due assenze di 1.5h
Visita medica
- esempio di inserimento di due mezze giornate con completamento giornata (09B)

Permesso motivi personali 661

Per inserire il permesso personale è sufficiente inserire le ore e i minuti desiderati. La richiesta verrà tradotta in un codice ad uso interno, il 661M, che contiene il tempo a grana minuti dell’assenza. ePAS si occuperà automaticamente di inserire anche i codici di completamento 661H* da inviare ad attestati. questo permette di uniformare il comportamento interno ePAS a minuti con il comportamento a ore previsto da attestati.

Nella tabella dell’esito è possibile consultare il limite utilizzabile prima dell’inserimento dell’assenza ed il limite consumato dall’assenza. in caso di limite superato la richiesta verrà respinta e occorrerà modificarla.

Il codice di completamento inserito tiene conto anche dell’eventuale completamento residuo derivante dagli inserimenti precedenti.

Una volta inserito il permesso personale nel tabellone timbrature comparirà il codice inserito con un asterisco (*) nel caso di inserimento anche del codice di completamento. tramite il codice è possibile raggiungere il riepilogo dei permessi personali dell’anno.

Visita medica (09B)

Anche nel caso di visita medica è possibile specificare le ore e i minuti che verranno registrati all’interno del codice 09M a uso interno.

Quando la somma progressiva delle visite mediche raggiunge la giornata lavorativa completa del dipendente ePAS inserisce contestualmente anche il codice 09B da inviare ad attestati. Proprio perché i completamenti vengono inseriti a giornate, l’indicazione riepilogativa di quanto completa ogni visita medica in questo caso è espressa in percentuale di giorno lavorativo, sulla base della tipologia di orario che il dipendente ha assegnata in quel giorno.

Casi d’uso su assenze

Permessi Legge 104
- esempi di codice 18 preso sia a giornata che a ore
- codice di completamento alla giornata automatico
Congedi parentali
- esempio di inserimento a giornata ed a ore
- esempio di esaurimento codici a retribuzione piena ed utilizzo dei codici a retribuzione ridotta
- caricamento degli allegati

Permessi legge 104

Tramite ePAS è possibile gestire la fruizione di tutte le tutele derivanti dalla legge 104. In questa guida descriviamo il caso della fruizione a 3 giorni mensili per assistenza parenti e affini (codice 18).

In questo caso dal punto di vista dell’amministratore è sufficiente specificare di volta in volta se l’utilizzo è a giornata intera o a ore e minuti (nel secondo caso inserire il tempo desiderato). ePAS si occuperà di controllare che non vengano superati i 3 giorni totali nel mese e di inserire i codici appropriati da inviare ad attestati nel caso della fruizione a ore e minuti.

Congedi parentali

La gestione dei congedi parentali richiede uno sforzo importante da parte di amministratori e dipendenti.

1. per tenere sotto controllo i fatti accaduti durante il lunghissimo spazio temporale interessato (12 anni dalla nascita del figlio)
2. fatti che coinvolgono non solo il dipendente ma anche l’altro coniuge
3. che si intrecciano nel caso di più figli

Con le disposizioni del 2015 adesso è possibile fruire dei congedi parentali anche in modalità frazionata creando ulteriore complessità amministrativa. Tramite ePAS la gestione dei congedi parentali è totalmente guidata e automatizzata.

Lo sforzo aggiuntivo necessario per poter accedere alla gestione automatizzata dei congedi è quello di inserire in ePAS, di volta in volta quando comunicate, anche le giornate complete di congedo utilizzate dall’altro coniuge. Utilizzare l’apposito codice a uso interno individuabile fra quelli proposti nella lista dei codici di assenza disponibili per la tipologia selezionata. Il codice inserito è ininfluente per le presenze del dipendente e funge esclusivamente da contatore.

Come nel caso della legge 104 è sufficiente per l’amministratore specificare il tipo di utilizzo (giornata piena o ore e minuti) e verificare che la quantità inserita non superi il limite massimo, tenendo presente che una volta esauriti i 30 giorni a retribuzione piena ePAS inizierà a consumare le giornate a retribuzione ridotta. ePAS si occuperà infine tradurre ogni richiesta in codici per gli attestati di presenza.

Gestione dei buoni pasto

riepilogo buoni pasto (con ricerca)
assegnamento di un bloccheto ad un dipendente

Buoni pasto a inizio mese, consegnati, maturati e residui

Tramite il riepilogo buoni pasto è possibile monitorare la situazione in termini di buoni pasto consegnati, utilizzati e rimanenti per ciascun dipendente. Quando un dipendente raggiunge o si avvicina agli zero buoni rimanenti dovrebbe ricevere una nuova consegna.

Attribuzione buono pasto: decidere il codice

Ciascun inserimento è contraddistinto da:

1. un codice univoco del blocco
2. la porzione di blocco specificata (tendenzialmente tutto il blocco)
3. la data di consegna
4. la data di scadenza

Vista la grande varietà dei buoni pasto rilasciati può capitare di non riuscire a individuare chiaramente il codice di ciascun blocco, ma soltanto i codici dei singoli buoni pasto. In questo caso effettuando una segnalazione vi verranno forniti ulteriori dettagli su come individuare il codice corretto.

In caso di errori è possibile rimuovere i blocchi precedentemente assegnati a ciascun dipendente. E' possibile rimuovere anche solo parzialmente il blocco inserito impostando correttamente i valori di inizio e fine. I blocchi correttamente rimossi possono essere riassegnati.

Riconsegna dei buoni

La riconsegna è una procedura simile alla eliminazione con la differenza che i blocchi riconsegnati non sono riassegnabili. Utilizzare questa procedura per tenere traccia dei buoni pasto scaduti o comunque non utilizzati riconsegnati alla sede centrale.

Buoni pasto sono associati al contratto del dipendente (tramite la loro data di consegna)

Per completezza va detto che i buoni pasto sono logicamente associati al contratto in essere il giorno della loro consegna. Quando un contratto si esaurisce può accadere che esistano dei buoni consegnati ma mai del tutto maturati. In questo caso è possibile ripristinare la situazione rimuovendo da ePAS i buoni pasto non maturati oppure riassegnarli al contratto successivo qualora esista seguendo una specifica procedura. In caso di necessità effettuare una segnalazione.

Integrazione con attestati

trasmissione automatica ad attestati dei dati delle assenze/competenze del mese
- esito immediato dell’invio dei dati
- visualizzazione puntuale della trasmissione dei singoli dati
- codici di ePAS allineati con quelli di attestati

Demo online di invio attestati dell’IIT di febbraio.

Integrazione con attestati

ePAS è completamente integrato con il nuovo attestati del CNR. Le informazioni che l’amministratore inserisce durante il mese all’interno di ePAS possono essere caricate su attestati con un semplice click. Questa procedura sostituisce il caricamento manuale delle informazioni sul portale di attestati. L’esito del caricamento automatico tramite ePAS è inoltre facilmente consultabile ed è possibile intercettare rapidamente in quali casi si è verificato un errore da sistemare.

Quando si utilizza la procedura di invio attestati è fondamentale comprendere che ePAS diventa la fonte primaria delle informazioni sull’attestato di presenza, e che tali informazioni vengono semplicemente riportate su attestati per poter essere da lì validate.

Stralcio dei dati

Per prima cosa occorre effettuare lo stralcio mensile dei dati da attestati.

Controllo delle liste in epas e in attestati

Una volta eseguito lo stralcio, accedendo alla pagina di invio attestati ePAS confronterà la sua lista dei dipendenti con contratto attivo nel mese con quella presente in attestati ed evidenzierà gli eventuali casi di incongruenza. Il confronto delle liste avviene attraverso il campo matricola. E' quindi bene accertarsi che il campo matricola dei dipendenti sia correttamente popolato consultando la pagina lista persone.

Tipicamente la situazione che ritroviamo al primo invio è caratterizzata da una lista di elementi "da inviare". Gli elementi da inviare sono le informazioni inserite durante il mese in ePAS non ancora caricate su attestati.

Carica tutti i dati su attestati

La procedura ‘carica tutti i dati su attestati’ carica per ogni dipendente tutte le informazioni presenti su ePAS in attestati ed è il primo comando da effettuare dopo lo stralcio. Tale procedura comporta delle criticità nel caso siano presenti etichette da rimuovere, elementi cioè presenti su attestati ma non su ePAS. Essendo questo il primo invio non dovremmo correre rischi.

Esito caricamento dati

Dopo il caricamento potremo osservare che lo stato di ciascuna etichetta sarà mutato a seconda dell’esito dell’invio. gli elementi con etichetta verde sono stati inviati correttamente ossia sono presenti sia su ePAS che su attestati. Gli elementi con etichetta rossa indicano che su attestati si è verificato un errore, consultabile muovendo il mouse sull’iconcina, e che devono essere ricontrollati.

Correggere gli errori: invio attestati di un unico dipendente

Gli errori riscontrati devono essere corretti su ePAS e non su attestati. Se non si riesce ad inserire in ePAS tutte le informazioni desiderate, effettuare una segnalazione. una volta che gli errori sono stati corretti occorre tornare al passaggio precedente e effettuare nuovamente il caricamento dei dati su attestati. l’invio non fa altro che ricopiare la situazione presente in ePAS su attestati e può essere effettuato infinite volte fino a quando l’attestato non sarà validato. per non sovraccaricare i sistemi è possibile lanciare il caricamento per un solo dipendente per volta.

Modifica dei dati da attestati

Ma perché è assolutamente sconsigliato inserire manualmente le informazioni su attestati? esiste un caso sfortunato: se ad esempio inseriamo un’assenza non presente su ePAS direttamente su attestati, osserviamo che la sua etichetta diventa gialla con riportata la dicitura da rimuovere. Questo perchè ePAS assume di essere la fonte autorevole dell’attestato di presenza e quindi interpreta tale assenza come erroneamente presente su attestati. Effettuando nuovamente il caricamento tale assenza verrà cancellata.

Validazione attestato

Il caricamento tramite ePAS può essere ripetuto fino a quando l’attestato non sarà validato in attestati. in quel caso fianco al nome del dipendente apparirà una iconcina a indicare che i dati presenti su attestati non potranno più essere modificati.

Funzionalità future

integrazione con applicazione missioni
integrazione con la nuova anagrafica centralizzata
integrazione con altri flussi di lavoro tramite scrivania digitale

Demo e Documentazione

demo: https://epas-demo.devel.iit.cnr.it
documentazione: http://epas.projects.iit.cnr.it
tutorial: https://www.youtube.com/playlist?list=PLPOp2-1ZNwY7e6ybEAXEnWWB-XtZYEmmG