ePAS

Electronic Personnel Attendance System

un sistema di rilevamento e gestione delle presenze

presentazione Area della ricerca di Bologna

Bologna, 19 aprile 2018

Cristian Lucchesi, Dario Tagliaferri <nome.cognome@iit.cnr.it>

Come nasce ePAS

  • nel 2012 reingegnerizzazione di un nuovo sistema di gestione delle presenze per lo IIT (sostituendo il vecchio in funzione dal 2002)

  • volontà di trovare una soluzione utile a problemi comuni con altri istituti (2015)

  • collaborazione USGTEP + SPR Reti e Sistemi informativi (2017) + IIT

Caratteristiche principali

  • applicazione Web Based

    • nessuna installazione richiesta

  • anagrafica del personale dipendente

    • dati anagrafici, contrattuali, contatti, tipo orario

  • gestione timbrature del personale

    • rilevate tramite badge e/o interfaccia web

Caratteristiche principali

  • ferie, permessi, recuperi, altri codici di assenza

    • controlli su limiti per codice e/o gruppo codici

  • tempo di lavoro in funzione della tipologia di orario

    • timbrature ingresso/uscita/pausa pranzo

    • assenze giornaliere/orarie e controllo buoni pasto

Caratteristiche principali

  • Rilevazione dati che incidono sulla retribuzione accessoria del personale

    • straordinari, giorni di reperibilità, giornate in turno

    • controllo su limiti delle competenze

  • controlli su assenze e verifica sui vincoli di utilizzo (possibili grazie alla stretta collaborazione con "UGSTEP - Ufficio Stato Giuridico e Trattamento Economico del Personale")

Efficienza, efficacia, economicità del processo

  • singola applicazione centralizzata per tutto il CNR

  • totalmente basato su software OpenSource

  • nessun costo di licenze per l’ente

  • competenze ed aggiornamenti in house nel CNR

Unicuique suum

  • configurabilità per sede

  • normalizzazione procedure interne e flussi di lavoro

  • permessi differenziati per ruolo

    • ufficio presenze, ufficio tecnico, responsabile sede, dipendente, etc

Diffusione di ePAS

  • diffusione con formazione e corsi

  • possibilità di fornire corsi ad-hoc per il sistema

  • possibile rete di referenti territoriali

  • sistema di gestione e rilevazione delle presenze in continua diffusione

    • 183 sedi di 55 istituti diversi al momento utilizzano ePAS in produzione

(dati ad aprile 2018)

Alcuni numeri

  • Campania e Lombardia 10 sedi

  • Lazio e Sicilia 9 sedi

  • Sardegna e Toscana 8 sedi

  • Puglia 5 sedi

  • Piemonte e Umbria 4 sedi

(dati a dicembre 2017)

Dettaglio diffusione per dipartimento

  • 21 sedi del dipartimento Bio-Agri

  • 13 sedi del dipartimento Scienze Biomediche

  • 12 sedi del dipartimento di Terra e Ambiente

  • 11 sedi del dipartimento di Scienze chimiche

  • 7 sedi del dipartimento SAC

  • 4 sedi del dipartimento ICT

(dati a dicembre 2017)

Acquisizione timbrature

  • interfacciamento con diverse modalità di acquisizione timbrature

  • sorgenti multicanale e multiple di acquisizione presenze

  • sviluppati client per 18 tipi di lettori badge diversi

    • SmartClock, CheckPoint, Cronos

    • lettori ad hoc per aree della ricerca, database sql di vario tipo, servizi rest, etc.

    • integrazione con sistemi Solari

Architettura del sistema

epas

Architettura del sistema

Interfaccia Web semplice e intuitiva

situazioneMensile

Comunicazione con servizi CNR

  • interfacciamento con servizi sede centrale

    • server farm CNR, log centralizzati, standardizzazione deploy/aggiornamento

    • Identity Provider CNR, Siper per dati contrattuali e delle sedi

HelpDesk OIL integrato

  • richiesta di Helpdesk integrata nella piattaforma

    • possibilità di differenziare richieste di supporto tecnico e/o amministrativo

    • meccanismo di escalation interno alla sede

    • gestione delle segnalazioni con supporto della sede centrale

  • sistema di ticketing via email epas@iit.cnr.it

    • da utilizzare per le richieste di chi non è già all’interno del sistema

Integrazione Attestati - Missioni

(grazie alla collaborazione con l'Ufficio Reti e Sistemi Informativi, dettagli in slide successiva)

Comunicazione con Attestati

resocontoAttestati

Gestione turni

  • gestione dei diversi tipi di turno

    • chi è turnista ed in quale gruppo

    • gestione calendario dei turnisti

    • controlli sugli orari dei turni

Esempio calendario turni

nuovaImmagineTurni

https://epas.tools.iit.cnr.it

Gestione reperibilità

  • gestione dei diversi tipi di reperibilità (in lavorazione)

    • chi è reperibile ed in quale gruppo

    • gestione calendario dei reperibili

    • controlli sui giorni di reperibilità

Esempio calendario reperibilità

reperibilita

https://epas.tools.iit.cnr.it

Demo time!

livedemo

https://epas.devel.iit.cnr.it

Passi principali

  • lista persone → vista persona → dati contrattuali, gestione tipo orario e piano ferie

  • dati iniziali → inizializzazione oraria, buoni pasto, importazione assenza

  • timbrature → descrizione colonne tabellone, riepilogo ore e situazione buoni pasto

  • timbrature → inserimento timbrature, inserimento assenze

  • timbrature → riepilogo del giorno con storico, buoni pasto e lavoro fuori apertura

Passi principali (cont)

  • competenze → abilitazione e inserimento

  • buoni pasto → ricerca e inserimento

  • ore di formazione

  • riepilogo problemi sui giorni

  • configurazione sedi e amministratori

  • configurazione sede

  • gestione tipi orario di lavoro

Passi principali (cont)

  • configurazione servizi

  • gestione turni

  • gestione reperibilità

  • invio attestati

Video tutorial

Video tutorial

Video tutorial

Video tutorial

Vantaggi soluzione ePAS

  • alto livello di flessibilità e facilità di utilizzo

  • verifica in tempo reale dati presenze/assenze

  • eliminazione cartaceo per molte procedure interne

  • integrazione con sistemi CNR

  • possibilità di integrazione con altri sistemi

  • soluzione specifica sviluppata dal personale di un EPR in conformità alle esigenze degli EPR

Novità: Integrazione Missioni

  • Ordine di missione Su Missioni (https://missioni.cnr.it)

  • Esecuzione del flusso di approvazione

  • Una volta approvato dal direttore, il/i giorno/i di missione viene/vengono inseriti direttamente in ePAS

  • Dal rimborso missione, è possibile modificare le date di inizio/fine missione e questi dati vengono trasmessi automaticamente ad ePAS

Sviluppi e personalizzazioni in house

  • possibilità di integrazione di nuovi sistemi badge

  • possibilità di fornire dati ad altre applicazioni

    • REST, CSV

  • feedback utente per miglioramento sistema

  • disponibilità a collaborare per eventuali nuove integrazioni

Comunicazioni con servizi esterni

  • alcuni servizi REST già disponibili

    • controllo attribuzione codice di assenza

    • inserimento di un codice di assenza

    • inserimento timbratura

    • richiesta ore di lavoro per sistemi di rendicontazione

Cosa ci sarà in ePAS

  • integrazione flussi per:

    • richiesta di approvazione ferie e permessi

    • richiesta permesso breve

    • richiesta straordinari

    • richiesta uscita di servizio

  • applicazione nuove regole previste nel nuovo contratto nazionale

Cosa non ci sarà in ePAS

  • NO rendicontazione dei progetti

  • NO sistemi di controllo degli accessi e presenza in sede (solo parziale)

Possibile eventuale comunicazione/integrazione con i dati di ePAS.

Stay tuned…​

  • integrazione completa con nuova Anagrafica CNR (in progress)

  • possibililità di prelevare le assenze per malattia dai sistemi INPS

  • diffusione ad altri EPR :-)

Progetto ePAS Family

disegnoArchitetturaGeneraleConAceScrivaniaMissioni

Demo e Documentazione

Grazie per l’attenzione