ePAS
Electronic Personnel Attendance System
un sistema di rilevamento e gestione delle presenze
presentazione Riva Marina Resort
Brindisi, 3 settembre 2018
Come nasce ePAS
nel 2012 reingegnerizzazione di un nuovo sistema di gestione delle presenze per lo IIT (sostituendo il vecchio in funzione dal 2002)
volontà di trovare una soluzione utile a problemi comuni con altri istituti (2015)
collaborazione USGTEP + SPR Reti e Sistemi informativi (2017) + IIT
Caratteristiche principali
applicazione Web Based
nessuna installazione richiesta
anagrafica del personale dipendente
dati anagrafici, contrattuali, contatti, tipo orario
gestione timbrature del personale
rilevate tramite badge e/o interfaccia web
Caratteristiche principali
ferie, permessi, recuperi, altri codici di assenza
controlli su limiti per codice e/o gruppo codici
tempo di lavoro in funzione della tipologia di orario
timbrature ingresso/uscita/pausa pranzo
assenze giornaliere/orarie e controllo buoni pasto
Caratteristiche principali
Rilevazione dati che incidono sulla retribuzione accessoria del personale
straordinari, giorni di reperibilità, giornate in turno
controllo su limiti delle competenze
controlli su assenze e verifica sui vincoli di utilizzo (possibili grazie alla stretta collaborazione con "UGSTEP - Ufficio Stato Giuridico e Trattamento Economico del Personale")
Efficienza, efficacia, economicità del processo
singola applicazione centralizzata per tutto il CNR
scalabilità, affidabilità, facilità di deploy
totalmente basato su software OpenSource
nessun costo di licenze per l’ente
competenze ed aggiornamenti in house nel CNR
Unicuique suum
configurabilità per sede
normalizzazione procedure interne e flussi di lavoro
permessi differenziati per ruolo
ufficio presenze, ufficio tecnico, responsabile sede, dipendente, etc
Diffusione di ePAS
diffusione con formazione e corsi
possibilità di fornire corsi ad-hoc per il sistema
possibile rete di referenti territoriali
sistema di gestione e rilevazione delle presenze in continua diffusione
118 sedi di 43 istituti diversi al momento utilizzano ePAS in produzione
(dati a dicembre 2017)
Alcuni numeri
Campania e Lombardia 10 sedi
Lazio e Sicilia 9 sedi
Sardegna e Toscana 8 sedi
Puglia 5 sedi
Piemonte e Umbria 4 sedi
(dati a dicembre 2017)
Dettaglio diffusione per dipartimento
21 sedi del dipartimento Bio-Agri
13 sedi del dipartimento Scienze Biomediche
12 sedi del dipartimento di Terra e Ambiente
11 sedi del dipartimento di Scienze chimiche
7 sedi del dipartimento SAC
4 sedi del dipartimento ICT
(dati a dicembre 2017)
Acquisizione timbrature
interfacciamento con diverse modalità di acquisizione timbrature
sorgenti multicanale e multiple di acquisizione presenze
sviluppati client per 18 tipi di lettori badge diversi
lettori ad hoc per aree della ricerca, database sql di vario tipo, servizi rest, etc.
integrazione con sistemi Solari
Architettura del sistema
Architettura del sistema
Interfaccia Web semplice e intuitiva
Comunicazione con servizi CNR
interfacciamento con servizi sede centrale
server farm CNR, log centralizzati, standardizzazione deploy/aggiornamento
Identity Provider CNR, Siper per dati contrattuali e delle sedi
HelpDesk OIL integrato
richiesta di Helpdesk integrata nella piattaforma
possibilità di differenziare richieste di supporto tecnico e/o amministrativo
meccanismo di escalation interno alla sede
gestione delle segnalazioni con supporto della sede centrale
Integrazione Attestati
Attestati - https://attestativ2.rm.cnr.it
(grazie alla collaborazione con l'Ufficio Reti e Sistemi Informativi )
Comunicazione con Attestati
Coming soon: Integrazione Missioni
Piattaforma Missioni - https://missioni.cnr.it
Esecuzione del flusso di approvazione
Una volta approvato dal direttore, il/i giorno/i di missione viene/vengono inseriti direttamente in ePAS
Dal rimborso missione, è possibile modificare le date di inizio/fine missione e questi dati vengono trasmessi automaticamente ad ePAS
Coming soon (2) : Flusso approvazione assenze
Il dipendente richiede un’assenza per uno o più giorni (es.: ferie)
La richiesta va al responsabile/amministratore del personale/direttore che approva/rifiuta
La richiesta può passare attraverso più fasi di approvazione
Il/i giorno/i vengono inseriti in ePAS
ePAS e il nuovo CCNL
ePAS recepisce tutte le modifiche del CCNL:
modifiche al funzionamento dei codici(cod. 661, cod. 631 ecc…)
aggiunta/rimozione codici di assenza
Fase di test sulle modifiche e sulla retroattività del loro comportamento
Lavoro svolto in collaborazione con UGSTEP - Ufficio Stato Giuridico e Trattamento Economico del Personale
Vantaggi soluzione ePAS
alto livello di flessibilità e facilità di utilizzo
verifica in tempo reale dati presenze/assenze
eliminazione del cartaceo per molte procedure interne
integrazione con sistemi CNR
possibilità di integrazione con altri sistemi
Sviluppi e personalizzazioni in house
possibilità di integrazione di nuovi sistemi badge
possibilità di fornire dati ad altre applicazioni
REST, CSV
feedback utente per miglioramento sistema
disponibilità a collaborare per eventuali nuove integrazioni
Comunicazioni con servizi esterni
alcuni servizi REST già disponibili
controllo attribuzione codice di assenza
inserimento di un codice di assenza
inserimento timbratura
richiesta ore di lavoro per sistemi di rendicontazione
Demo time!
Passi principali
lista persone → vista persona → dati contrattuali, gestione tipo orario e piano ferie
dati iniziali → inizializzazione oraria, buoni pasti, importazione assenza
timbrature → descrizione colonne tabellone, riepilogo ore e situazione buoni pasto
timbrature → inserimento timbrature, inserimento assenze
timbrature → riepilogo del giorno con storico, buoni pasto e lavoro fuori apertura
Passi principali (2)
competenze → abilitazione e inserimento
buoni pasto → ricerca e inserimento
ore di formazione
riepilogo problemi sui giorni
configurazione sedi e amministratori
configurazione sede
gestione tipi orario di lavoro
Passi principali (3)
configurazione servizi
gestione turni
gestione reperibilità
invio attestati
Cosa non c’è in ePAS
NO rendicontazione dei progetti
NO flussi richiesta di approvazione ferie e permessi (per adesso…)
NO sistemi di controllo degli accessi e presenza in sede (solo parziale)
Progetto ePAS Family
Demo e Documentazione
Video tutorial
Video tutorial
Video tutorial
Video tutorial
Grazie per l’attenzione
questa presentazione http://epas.projects.iit.cnr.it/presentazioni/epas-napoli-feb-2018.html#/
Mailing list epas: <epas@iit.cnr.it>