Comportamento del servizio¶
Il dipendente troverà sulla barra del menu di ePAS una nuova voce denominata Flussi di lavoro. In caso il dipendente non abbia incarichi di responsabile gruppo di lavoro/sede, cliccando sulla voce, troverà solo la possibilità di richiedere ferie o riposi compensativi.
Richiesta di ferie¶
Selezionando, ad esempio, la richiesta di ferie si apre la finestra da cui è possibile presentare la richiesta.
Nella pagina troviamo due schede:
- I flussi attivi: che contiene la lista delle richieste presentate e non ancora arrivate a conclusione e il pulsante verde che consente la possibilità di sottomettere ulteriori richieste
- I flussi conclusi: che contiene la lista delle richieste presentate e arrivate a terminazione con l’esito specificato
Cliccando sul pulsante verde si aprirà una nuova finestra, dalla quale è possibile presentare la richiesta di ferie:
- Cliccando sul link Info situazione ferie si apre una tendina contenente la situazione delle ferie residue del dipendente tra anno passato, anno corrente e permessi legge dell’anno corrente
- Nella parte sottostante si trovano i campi relativi alle date per cui il dipendente richiede le ferie. Il sistema controlla che i giorni richiesti soddisfino alcuni requisiti:
- la data di inizio non può essere successiva alla data di fine
- se la data di inizio e/o di fine è precedente alla data attuale, occorrerà specificare una motivazione nella richiesta di assenza poiché retroattiva rispetto al giorno attuale
- Una volta specificate le date, nella parte in basso della schermata comparirà un riepilogo di quanto accadrebbe nel caso si sottomettesse, con i parametri evidenziati, la richiesta di ferie:
- La data del giorno richiesto
- il codice di assenza che verrebbe inserito nella data
- l’esito dell’inserimento
- qual è il limite utilizzabile per quel codice di assenza che si va ad inserire
- qual è il limite consumato con quell’inserimento
- Cliccando su Inserisci, il sistema processa la richiesta inviandola al destinatario corretto sulla base della configurazione specificata (v. Configurazione del servizio).
Una volta sottomessa la richiesta, il sistema si occuperà di notificare il destinatario della richiesta, secondo configurazione, attraverso una notifica in “stile Facebook” presente nella barra di menu in alto a destra di fianco al pulsante di logout. Inoltre, sempre se previsto dalla configurazione, attraverso l’invio di una mail alla casella di posta cnr del destinatario contenente un link da cliccare che porterà direttamente alla pagina contenente la richiesta sottomessa dal dipendente.
Approvazione/Rifiuto richiesta di ferie¶
Le richieste così sottomesse da parte dei dipendenti vengono quindi inviate all’approvazione dei responsabili di gruppo o di sede secondo la configurazione esistente.
Approvazione da parte del responsabile di gruppo di lavoro¶
Nel caso la richiesta arrivi al responsabile di gruppo di lavoro egli, una volta entrato su ePAS, vedrà nella voce di menu dei Flussi di lavoro, un’icona contenente la quantità di richieste attive che gli sono arrivate. Cliccando sulla voce di menu, potrà notare che oltre alla possibilità di sottomettere le richieste, in quanto responsabile di gruppo di lavoro, ha la possibilità di approvare/rifiutare le richieste arrivate.
Cliccando sulla voce che contiene l’icona delle richieste di ferie da approvare, si aprirà una finestra contenente la lista delle richieste di ferie arrivate. Vengono presentate sotto forma di righe di tabelle contenenti queste informazioni:
- La data e l’ora della sottomissione
- Chi ha sottomesso la richiesta
- le date di inizio e fine dei giorni di ferie
- le date di approvazione dei passi precedenti (se ci sono)
- lo stato attuale della richiesta
- la possibilità di visualizzare nel dettaglio la richiesta
- la possibilità di approvare/rifiutare la richiesta senza entrare nel dettaglio
- le eventuali note alla richiesta (es.: nel caso di richieste per giorni passati)
Se il responsabile decide di approvare la richiesta, il flusso andrà a compimento permettendo al sistema di inserire automaticamente sul cartellino del dipendente che aveva effettuato la richiesta, la/le assenza/e richieste. Se il responsabile decide invece di respingere la richiesta, verrà proposto uno spazio da riempire con la motivazione del respingimento da inviare al dipendente.
In entrambi i casi, il dipendente verrà notificato rispetto all’esito della terminazione del flusso allo stesso modo di come il responsabile viene notificato dell’avvenuta sottomissione di una richiesta di assenza.
All’interno della stessa finestra è possibile vedere gli eventuali flussi attivi, ovvero quelli che sono stati approvati dal responsabile di gruppo ma che eventualmente necessitano dell’approvazione del responsabile di sede e i flussi terminati ovvero quelli che hanno raggiunto lo stadio ultimo del flusso (approvazione/rifiuto).
Naturalmente, grazie ad un sistema di permessi e ruoli ad hoc, ciascun responsabile di gruppo di lavoro è in grado di vedere ed agire solo e soltanto sulle richieste di assenza che riguardano il personale del proprio gruppo ed è totalmente all’oscuro di quanto avviene con le richieste sottomesse dai dipendenti appartenenti ad altri gruppi.
Approvazione da parte del responsabile di sede¶
Nel caso la richiesta arrivi al responsabile di sede proveniente dal dipendente o dal responsabile di gruppo di lavoro egli, una volta entrato su ePAS, vedrà nella voce di menu dei Flussi di lavoro un’icona contenente la quantità di richieste attive che gli sono arrivate. Cliccando sulla voce di menu, potrà notare che oltre alla possibilità di sottomettere le richieste (che nel suo caso sarebbero direttamente approvate), in quanto responsabile di sede ha la possibilità di approvare/rifiutare le richieste attivate.
Cliccando sulla voce che contiene l’icona delle richieste di ferie da approvare, si aprirà una finestra contenente la lista delle richieste di ferie arrivate. Vengono presentate sotto forma di righe di tabelle contenenti queste informazioni:
- La data e l’ora della sottomissione
- Chi ha sottomesso la richiesta
- le date di inizio e fine dei giorni di ferie
- le date di approvazione dei passi precedenti (se ci sono)
- lo stato attuale della richiesta
- la possibilità di visualizzare nel dettaglio la richiesta
- la possibilità di approvare/rifiutare la richiesta senza entrare nel dettaglio
- le eventuali note alla richiesta (es.: nel caso di richieste per giorni passati)
Se il responsabile di sede decide di approvare la richiesta, il flusso andrà a compimento permettendo al sistema di inserire automaticamente sul cartellino del dipendente che aveva effettuato la richiesta, la/le assenza/e richieste. Se il responsabile decide invece di respingere la richiesta, verrà proposto uno spazio da riempire con la motivazione del respingimento da inviare al dipendente.
In entrambi i casi, il dipendente verrà notificato rispetto all’esito della terminazione del flusso allo stesso modo di come il responsabile viene notificato dell’avvenuta sottomissione di una richiesta di assenza.
All’interno della stessa finestra è possibile vedere gli eventuali flussi attivi, ovvero quelli che sono stati sottomessi dai dipendenti e necessitano ancora di approvazione da parte dei rispettivi responsabili di gruppo e i flussi terminati ovvero quelli che hanno raggiunto lo stadio ultimo del flusso (approvazione/rifiuto).
Naturalmente, grazie ad un sistema di permessi e ruoli ad hoc, il responsabile di sede ha la possibilità di agire solo e soltanto sulle richieste che sono direttamente rivolte a lui.
Richiesta di riposo compensativo¶
Alla stregua di quanto descritto per le ferie, anche per il riposo compensativo valgono le stesse regole di sottomissione delle richieste. Così come sono identici i comportamenti di responsabile di gruppo e di sede per l’approvazione in base a quanto definito in fase di configurazione. L’unica differenza sostanziale presente riguarda la fase di sottomissione della richiesta di riposo compensativo: nel caso in cui il richiedente abbia una qualifica I-III livello, in fase di richiesta gli verrà proposta la quantità di riposi compensativi di cui ha ancora diritto nell’anno solare secondo quanto riportato dal regolamento CNR (max. 22 giorni).